Zur Zeit des COVID-19 Virus: Wie können virtuelle Meetings im öffentlichen Sektor erfolgreich gemeistert werden? - Public Sector Insight

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Tips und Tricks aus der Sicht von Lisa Maurin, Deloitte Expertin für «The Future of Remote Work»

Virtuelle Meetings sind nicht neu. Dennoch dominiert das Thema seit der COVID-19-Krise unseren Arbeitsalltag und insbesondere die Zusammenarbeit in Teams. Umfragen zeigen, dass virtuelle Meetings – selbst in etablierten Teams – mit einem erhöhten Vertauensverlust unter den Teilnehmern einhergehen können.

Lernen Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, eine Atmosphäre des Vertrauens auf virtuellen Plattformen aufzubauen und welche Herausforderungen es insbesondere im öffentlichen Sektor zu beachten gilt.

Virtuelle Meetings haben während COVID-19-Krise eine zentrale Rolle in unserem Arbeitsalltag eingenommen. Jedoch ist diese Interaktionsform nicht immer einfach. Um virtuell erfolgreich zu sein, müssen wir eine fundamentale Herausforderung überwinden: Vertrauensverlust.

Das wahrgenommene Mass an Vertrauen innerhalb etablierter Teams droht um 83% zu sinken, wenn sie mit einer virtuellen Distanz konfrontiert werden[1]. Dies kann bedeuten, dass die Teilnehmer nicht mehr aufmerksam sind, keine Ideen mehr austauschen oder Hemmungen haben sich zu äußern. Letztendlich werden dadurch zwangsläufig die Ergebnisse einer Sitzung negativ beeinflusst.

Wenn es uns gelingt, auf virtuellen Plattformen eine Atmosphäre des Vertrauens zwischen allen Beteiligten zu schaffen, können wir jedoch aktiv dazu beitragen, Kreativität, Zusammenarbeit, Produktivität und Innovation zu fördern.

Für den öffentlichen Sektor sind virtuelle Meetings nicht neu, jedoch gibt es spezielle Herausforderungen, mit welchen die Mitarbeiter zu kämpfen haben. Unsere Expertin für «The Future of Remote Work», Lisa Maurin, teilt ihre Gedanken und Erfahrungen:

Mit welchen Herausforderungen sehen sich Mitarbeiter des öffentlichen Sektors bei virtuellen Meetings insbesondere konfrontiert?

Meine Erfahrung zeigt, dass die Infrastruktur noch nicht überall soweit ist, dass alle Mitarbeiter ohne Probleme remote arbeiten können. Teilweise werden noch fest installierte Computer verwendet und keine Laptops, welche einfach mit nach Hause genommen werden können. Diese Umstellung nimmt natürlich etwas Zeit und vor allem auch Ressourcen in Anspruch. Dazu kommt, dass die virtuellen Kommunikationskanäle, wie bspw. Skype, bei den öffentlichen Organisationen oftmals nicht alle Funktionaliäten erlauben. Dies bedeutet, dass bspw. der Bildschirm nicht geteilt oder präsentiert werden kann oder die weiteren Teilnehmer nicht angezeigt werden. Solche Einschränkungen erschweren die virtuelle Zusammenarbeit natürlich zusätzlich.

Hast du Ratschläge, wie der Öffentliche Sektor am besten mit diesen Herausforderungen umgehen kann?

Ich kann wärmsten empfehlen, unterschiedliche Technologien auszuprobieren, um das geeignetste Werkzeug für die anstehende Aufgabe zu finden, natürlich sofern es der rechtliche Rahmen oder die Organisation erlaubt. Die unterschiedlichen Plattformen bieten unterschiedliche Vorteile, Funktionalitäten und Handhabungen, die es jeweils abzuwägen gilt.

Zusätzlich ist es notwendig, offen für neue Ideen und Innovationen zu sein und auch mal nicht bereits etablierte Vorgehen zu testen.

Und falls alles scheitert, kann man immer darauf zurückgreifen, die Unterlagen vorgängig per Mail zuzusenden - manchmal sind die altbewährten Methoden die besten.

Welche Tools und Tricks nutzt du bei virtuellen Meetings am liebsten?

Mein absolutes «must» bei virtuellen Meetings ist das Einschalten der Kamera. Videokonferenzen werden sofort viel persönlicher und interaktiver.

Was ist dein grösstes Learning aus der aktuellen Situation?

Ich versuche meine Routinen auch im Homeoffice beizubehalten, dies bedeutet, dass ich wie wenn ich ins Büro fahren würde aufstehe, dusche, mich richtig anziehe und ein gesundes Frühstück zu mir nehme. Wie im Büro gönne ich mir auch mal eine Kaffeepause mit meinen Kollegen und Kolleginnen, nun führen wir diese einfach virtuell durch und können uns dabei auch mal persönlich austauschen. Mir hilft dies sehr, um weiterhin ein bisschen «Alltag» zu haben und Spass an der Arbeit zu haben. Auch auf dieser informelleren Ebene empfehle ich wärmstens Videokonferenzen durchzuführen, es tut so gut sich zu sehen und jeder hat einen «unprofessionellen» Hintergrund, da wir aktuell fast alle von Zuhause arbeiten!

Wir haben acht Tipps entwickelt, die Ihnen helfen sollen, Vertrauen auf virtuellen Plattformen aufzubauen.

  1. Ernennen Sie vor dem Meeting einen Moderator, der die Diskussionen und den Verlauf lenken kann, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer einbezogen und engagiert sind.
  2. Führen Sie sich die Grundlagen (Stichwort Pünktlichkeit!) aus physischen Sitzungen vor Augen und wenden Sie diese konsequent an.
  3. Beginnen Sie Ihre Sitzung, indem Sie ein Gefühl für die Teilnehmer entwickeln und eine gemeinsame Grundlage für das kommende Meeting schaffen.
  4. Das Engagement, die Teilnahme und der Enthusiasmus erhöht sich erheblich bei den Teilnehmern, wenn sie sich darauf einigen, das Video einzuschalten und Gesicht zu zeigen!
  5. Verhindern Sie langwierige, monotone Sitzungen durch die Verwendung einfacher, ansprechender Tools wie zum Beispiel Mentimeter, Kahoot oder Slido.
  6. Nutzen Sie die Funktionalität von Breakout-Räumen, um Workshops und Gruppendiskussionen effizient zu steuern.
  7. Indem Sie Pausen aktiv nutzen, können Sie das Engagement der Teilnehmer erhöhen. Führen Sie also bevor einer Pause ein kurzes Quiz über das erlernte Wissen oder einen Pulse-Check durch.
  8. Verwenden Sie virtuelle Whiteboards um Erkenntnisse aus der Sitzung festzuhalten.

Die ausführlichen Tipps und Tricks inkl. hilfreichen Erklärungen finden Sie hier (auf Englisch).

[1] Getting Virtual Teams Right, Harvard Business Review (2014)

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Rolf Bruegger - Direktor, Public Sector

Rolf ist Direktor im Deloitte’s Monitor Strategieteam in Zürich und hat über zehn Jahre Beratungs- und Industrieerfahrung in Europa und Australien. Rolf’s Kernkompetenzen sind im Bereich strategischer Transformationen, mit einem Fokus auf die Energie & Resources Industrien. Er hat umfassende Erfahrungen in der Erarbeitung von Unternehmensstrategien und deren Umsetzung durch die Entwicklung von Operating Models und Transformationsprojekten für verschiedene organisatorische Funktionen wie Datenmanagement, Einkauf, Vertrieb und Marketing.

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Lisa Maurin - Senior Manager, Human Capital

Lisa Maurin ist Senior Managerin im Human Capital Team bei Deloitte in der Schweiz. Sie verfügt über 12 Jahre Berufserfahrung im Personalbereich allgemein sowie 10 Jahre Erfahrung im HR-Beratungsumfeld. Lisa berät unsere Kunden in den Bereichen HR-Strategie, Talent-, Kompetenz- und HR-Prozessmanagement sowie alles rund um das Thema New-Ways-of-Working. Ihr Projektportfolio umfasst diverse Unternehmen im öffentlichen sowie im privaten Sektor in der Schweiz und in Europa. Vor ihrer Beratertätigkeit arbeitete sie einige Jahre in der HR-Abteilung einer öffentlichen Verwaltung.

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Marisa Schudel - Consulting, Public Sector

Marisa Schudel ist eine erfahrene Beraterin bei Deloitte mit Fokus auf den öffentlichen Sektor und staatsnahe Betriebe. Sie ist spezialisiert auf digitale Transformationen, Innovationsmanagement, Business Development und Prozessoptimierungen sowie Projekt- und Programmmanagement mit agilen Methoden.

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