Robotic Process Automation (RPA) bietet Möglichkeiten, die Effizienz und Wirksamkeit von Prozessen schnell und ohne kostspielige Investitionen in neue ERP Lösungen zu verbessern. Durch ihren flexiblen Einsatzbereich kann die Dienstleistungsqualität in Behörden und Verwaltungen erhöht und gleichzeitig die administrative Belastung reduziert werden. Als erste Stufe der Evolution für softwaregesteuerte Automatisierungstechnologien wird RPA Kapazitäten für wertvollere und kognitiv anspruchsvollere Aufgaben schaffen, woraus sich neue Anforderungsprofile für Mitarbeitende ergeben.

Durch die fortschreitende Digitalisierung, den steigenden Kostendruck sowie den höheren und sich verändernden Anforderungen seitens der Bürger und Unternehmen sehen sich viele Verwaltungen und Behörden einem zunehmenden Handlungsdruck ausgesetzt. Sie müssen ihre vorhandenen Ressourcen effizienter einsetzen und gleichzeitig ihr Serviceangebot bedarfsgerecht erweitern.

Robotic Process Automation (RPA) bietet flexible und bedarfsorientierte Lösungsmöglichkeiten, um Herausforderungen des öffentlichen Sektors erfolgreich zu bewältigen. Im Kern beinhaltet RPA die Abwicklung eines Prozesses über mehrere Softwareprogramme durch die automatisierte Interaktion mit deren grafischen Benutzeroberflächen. Eine intelligente Vernetzung verschiedener Softwareanwendungen ermöglicht die Automatisierung auf allen Ebenen (Front Office, Back Office und Unterstützungsfunktionen) ohne kostspielige Investitionen in neue ERP Lösungen zu tätigen. Arbeitsabläufe und Prozesse mit einer ausgereiften Prozessmaturität, einem hohen Wiederholungsgrad und einem stark standardisierten, regelbasierten Prozessvorgehen eignen sich besonders gut für RPA. Aus den Eigenschaften von RPA lassen sich insbesondere für Behörden und Verwaltungen vielfältige Einsatzmöglichkeiten ableiten:

• Interaktionen mit Unternehmen
  Durch RPA lassen sich klassische verwaltungstechnische Prozesse, in dem Daten aufgenommen, verarbeitet und in einer Datenbank abgelegt werden, um ein vielfaches beschleunigen. So können Prozesse wie Firmeneröffnungen und Handelsregistereinträge automatisiert werden. 

• Interaktionen mit natürlichen Personen
  Gleichermassen lassen sich Prozesse zur Abwicklung einer Vielzahl an Bürgeranliegen, wie Wohnsitzwechsel automatisieren. 

• Interaktionen zwischen Behörden / Verwaltungen
  Die Kommunikation zwischen den Behörden kann ebenso effizienter gestaltet werden. Dabei ist auch auf die Implementierung einheitlicher Datenstandards bei der Umsetzung von RPA zu achten.

Durch den Einsatz von RPA ergeben sich folgende Vorteile:

• Schnelle und kostengünstige Implementierung
  Geeignete Prozesse können innerhalb eines kurzen Zeitraums automatisiert werden, ohne das zusätzlich hohe Softwarekosten entstehen. Des Weiteren kann auf bestehenden Systemen aufgebaut werden, was im Vergleich zu einer ERP Neuimplmentierung bei der Umsetzung zu einem reduzierten Kosten- und Projektrisiko beiträgt. 

• Vereinfachte Kapazitätsplanung
  RPA Lösungen besitzen eine hohe Skalierbarkeit und können bedarfsgerecht eingesetzt werden. So können beispielsweise auf einfache Weise kurzfristige Kapazitätensengpässe in Zeiten der Spitzenauslastungen ausgeglichen oder Systemfunktionalitäten getestet werden. 

• Effizienzsteigerung
  Eine automatisierte, zeitlich flexible und schnellere Ausführung von Aufgaben und Prozessen reduziert die Belastung der Angestellten mit repetitiven Aufgaben und senkt Bearbeitungszeiten nachhaltig. 

• Steigerung der bürger- und unternehmensorientierten Dienstleistungsqualität
  Automatisierte Prozesse liefern eine konstant hohe Qualität und machen Dienstleistungen rund um die Uhr verfügbar. So können beispielsweise manuelle Übertragungsfehler vermieden werden und gleichzeitig ist die Dokumentation jedes ausgeführten Arbeitsschritts stets nachvollziehbar.

Lösungen für regelbasierte, transaktionale Prozessautomatisierung haben inzwischen weitgehend Marktreife erlangt und werden schwerpunktmässig im Banken- und Versicherungswesen angewendet. RPA ist die erste Stufe der Evolution für softwaregesteuerte Automatisierungstechnologien. Es ist davon auszugehen, dass zukünftig selbstständig lernende, mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Software-Roboter noch aktiver und insbesondere mitgestaltend in die Prozesslandschaft von Organisationen eingreifen und in weiteren Anwendungsgebieten einen erheblichen Mehrwert stiften werden.

Damit einhergehend wird RPA die Art der Aufgabenstellung für die Mitarbeiter nachhaltig verändern, eben weil durch die Automatisierung viele repetitive Aufgaben entfallen. Dadurch können zeitliche Kapazitäten für wertvollere und kognitiv anspruchsvollere Aufgaben geschaffen werden. Obwohl RPA nur sehr wenige klassische Berufsfelder vollständig infrage stellen wird, wird es in vielen Bereichen der Wissens- und Büroarbeit einen nachhaltigen Wandel in den Tätigkeitsfeldern der Mitarbeitenden hervorrufen. So werden sich die Anforderungsprofile zukünftiger Mitarbeitenden verändern, analytische Arbeitsplätze werden zunehmend an Bedeutung gewinnen und digitale Kompetenzen im Umgang mit Daten und neuen Technologien zunehmend wichtiger. Festzuhalten ist, dass sich durch diese Entwicklung ein Umbruch in der Büroarbeit andeutet, dessen Potential heute noch nicht vollständig abgeschätzt werden kann. Wie schätzen Sie dieses Potential ein? Und welche Elemente sind von zentraler Bedeutung, um diesen Wandel bestmöglich zu gestalten?

Eine aktuelle Studie von Deloitte zu dem Thema RPA finden Sie hier.

Philipp Roth - Partner, Public Sector

Philipp Roth ist Partner bei der Deloitte Consulting AG und ist Leiter des öffentlichen Sektors in der Schweiz. Mit mehr als 17 Jahren Projekterfahrung in der Bundesverwaltung, sowie in verschiedenen Kantonen und Städten, verfügt er über ein sehr grosses Fach- und Prozesswissen. Zudem hat Philipp verschiedenste Organisationen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung, sowie auf strategischer als auch auf operativer Ebene beraten.

Email

Stefan Russian - Direktor, Public Sector

Stefan ist Direktor im Consulting und spezialisiert auf Beratungsdienste für die Schweizer Regierung sowie andere Kunden im Bereich des öffentlichen Sektors. Er verfügt über umfangreiche Erfahrungen mit Strategieprojekten, Zielbetriebsmodellen, dem Coaching von Programmmanagern, Kostenoptimierungen und Effizienzsteigerungen in Geschäftsprozessen, grossen Rollouts von Standard-Software sowie IT-Professionalisierungen.

Email