Stolperfallen im Software Lizenzmanagement - Richtig lizenzieren, nachhaltig managen und Kosten sparen - Public Sector Insight

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Die Notwendigkeit eines effizienten sowie nachhaltigen Lizenzmanagements für Unternehmenssoftware haben viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erkannt.

Wie ist jedoch das Lizenzmanagement aufgebaut und auf welche Aspekte muss speziell im öffentlichen Sektor geachtet werden? Ein nachhaltiges Lizenzmanagement bringt viele Fragen und Herausforderungen mit sich:

  • Was bedeutet nachhaltiges Lizenzmanagement?
  • Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit (nachhaltigem) Lizenzmanagement gemacht?
  • Haben Sie bereits Prozesse, Systeme und Maßnahmen für ein nachhaltiges Software Lizenzmanagement?
  • Ist die Lizenzverantwortung sowie der ordnungsgemäße Softwareeinsatz in Ihrem Unternehmen geregelt?
  • Kennen Sie die juristischen Risiken, die aus einer fehlerhaften Lizenzierung hervorgehen?

Die Umsetzung eines nachhaltigen und effizienten Lizenzmanagements ist noch nicht in jeder Organisation selbstverständlich und die notwendigen Schritte dahingehend sind oftmals unklar, vor allem in öffentlichen Einrichtungen. Spätestens bei Ankündigung einer Lizenzprüfung wird dieses Thema jedoch akut. Grosse Anteile vom IT Budget werden in Software investiert; sollten keine Prozesse für ein optimales Lizenzmanagement vorhanden sein, kann dabei der Überblick über Nutzungsrechte und Lizenzen schnell verloren gehen. Bei einer Revision kann dies nicht nur zu hohen Zusatzkosten führen, die das IT-Budget belasten, sondern auch zivil- und strafrechtliche Folgen mit sich führen.

Da das Urheberrecht die Ausgangsbasis zum Erwerb eingeschränkter Nutzungsrechte von Software ist, bedeutet dies beim Erwerb einer Lizenz, dass der Käufer lediglich Nutzungsrechte erhält. Es findet kein Eigentumsübergang statt. Haftung tragen nicht nur das Unternehmen und die Unternehmensleitung sondern auch jeder einzelne Arbeitnehmer, der die Software nutzt.

Bei Unternehmen im öffentlichen Sektor gelten besondere Regeln und verschiedene Rechtsgrundlagen. Die Datenschutz-Reglements sowie die zivil- und strafrechtliche Haftung sind dabei nicht immer transparent.

Genau hier setzten die Hauptziele eines nachhaltigen Lizenzmanagement an, um…

…Transparenz zu schaffen,

…Kosten zu reduzieren,

…die Einhaltung der Vertrags- und Rechtskonformität zu ermöglichen,

…und rechtliche Vorgaben zu erfüllen.

Lizenzmanagement kann daher auch als eine Art des Risiko-Managements betrachtet werden, und sollte in jedem Unternehmen ein integrierter Bestandteil aller Regelprozesse sein.

Im öffentlichen Sektor, wie z.B. in Universitäten oder Schulen, werden die Lizenzen von einer Zentrale an die berechtigten Einrichtungen verteilt, wobei darauf geachtet werden muss, dass die betroffenen Organisationen berechtigt sind diese Lizenzen zu nutzen und ordnungsgemäß zu verwalten.

Wie können wir Ihnen helfen?

Als unabhängiger Dienstleister zur Vermittlung von Fachwissen im Lizenzmanagement, helfen wir Ihnen diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und Lösungsansätze zu etablieren. Hierzu bieten wir eine entsprechende Schulung in der Schweiz an. Der Schwerpunkt liegt auf der gesetzlichen Verantwortung und den Risiken, die mit einer Fehllizenzierung einhergehen sowie auf der Vermittlung von Erfahrungswerten und Herausforderungen für Ihre Organisation.

Top 10+ Risikoquellen im Software Lizenzmanagement und unsere Lösungsansätze
 
  1. Erfassung von Installationsdaten – Informationen zu Anwendungsfällen, Einschränkungen von Scannern und Definition Ihres Datenbedarfs
  2. Dokumentation von Lizenznachweisen - Eindeutige und gegeneinander abgegrenzte Begriffsdefinitionen und Definition Ihres Datenbedarfs
  3. Windows-Server-Lizenzierung (Virtualisierung & Änderungen) – Wie validiert man eine korrekte Lizenzierung in Clusterverbunden? Welche Lizenzanforderungen existieren in einer virtualisierten Umgebung? Bei uns erfahren Sie mehr.
  4. Server-Anwendungen – Antworten zur Frage: Wie kann man eine Lizenzierung in Clusterverbunden nachverfolgen.
  5. SQL-Lizenzierung – Wie überprüft man eine korrekte Berechnung des Lizenzbedarfs und wie verprobt man CAL Anforderungen bei indirekten Zugriffen?
  6. OEM Lizenzierung für FAT-Client – Was ist der richtige Umgang mit OEM Lizenzen?
  7. CAL chtungen/Organisationene bereits mit nachhaltigem Lizenzmanagment? men geregelt?nt in Ihrem Unternehmen?–Lizenzierung – Wie ermittelt man eine geeignete CAL-Metrik und welche Einschränkungsanforderungen existieren für Funktionen und Zugriffe?
  8. Lizenzierung ausgewählter Produkte – Wir zeigen Ihnen mehrere Lizenzmodelle und Anforderungen spezifischer Software Produkte.
  9. Bereitstellung von Desktop-Anwendungen im Serverbetrieb – Begriffsdefinition und -abgrenzung von Desktop-Anwendungen im Serverbetrieb und deren Lizenzierungsbestimmungen, was bedeutet das?
  10. Cloud-Lizenzierung – Welche Optionen stehen Ihnen zur Verfügung?

Wir bieten einen Überblick und Antworten auf die oben aufgeführten Fragen und gehen gerne auch auf Ihre Individuellen Herausforderungen ein.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme für weitere Informationen zum Thema Lizenzmanagement sowie für eine individuelle und auf Ihre Organisation abgestimmte Beratung.

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Philipp Lanz - Partner, Risk Advisory

Philipp ist Partner in unserem Büro in Zürich und leitet unsere Praxis für Assurance, Risk & Compliance in der Schweiz. Er verfügt über umfassende Erfahrungen mit Audits und Beratungen, insbesondere in der Biowissenschafts-, der Produktions- und Energiebranche. Er hat zahlreiche Kunden bei der Implementierung und Beurteilung ihrer internen Audit-Funktionen beraten und ihnen geholfen, Probleme in Bezug auf Corporate Governance, Risk & Compliance sowie IT-Audits zu lösen.

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Jan Minartz - Director Enterprise Risk Services

Jan Minartz ist seit 2006 Director des Contract Risk & Compliance-Teams in Hamburg. Sein Schwerpunkt liegt auf Software Asset Management und Lizenzbewertungen. Jan Minartz hat tiefgründiges Wissen in der Revisionsbranche und im Bereich der Geschäftsprozessoptimierung. Für seine Kunden generiert er großen Mehrwert unter anderem bei der Erstellung typischer IT-Umgebungen.

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